Topdesk data ontsluiten met APIs en visualiseren in Microsoft Power BI, Tableau of Qlik

Hé IT-managers! Laten we het eens hebben over hoe je meer uit je Topdesk-data kunt halen. We weten allemaal dat goede data belangrijk is om slimme beslissingen te nemen. Bij Mount Data helpen we bedrijven om hun Topdesk-data te koppelen aan moderne dataplatforms en handige BI-tools.

We focussen in dit artikel vooral op Microsoft Power BI, maar er zijn natuurlijk ook andere goede opties zoals QlikSense en Tableau. Al deze tools kunnen prima samenwerken met Topdesk om je data tot leven te brengen.

We gaan je laten zien hoe je Topdesk, slimme dataplatforms en BI-tools zoals Power BI kunt combineren om je IT-afdeling naar een hoger niveau te tillen. We nemen je mee door het hele proces: van het ophalen van gegevens uit Topdesk, tot het verwerken in een modern dataplatform, en uiteindelijk het maken van handige visualisaties met Power BI.

Topdesk: Waar al je servicegegevens samenkomen

Topdesk is meer dan zomaar een ticketsysteem. Het is eigenlijk een grote verzamelplek voor al je servicegegevens. Topdesk houdt bij wat er gebeurt in je IT-afdeling, en dat doet het heel nauwkeurig en up-to-date.

Denk aan al deze zaken die Topdesk voor je bijhoudt:

• Incidentbeheer: Alle meldingen en problemen die binnenkomen.
• Probleembeheer: Het vinden en oplossen van terugkerende problemen.
• Wijzigingsbeheer: Het doorvoeren van veranderingen in je IT-omgeving.
• Asset management: Het bijhouden van al je IT-spullen.
• Servicecatalogus: Een overzicht van alle IT-diensten die je aanbiedt.
• Kennisbeheer: Een verzameling van oplossingen en handige informatie.

Het mooie van Topdesk is dat je al deze gegevens kunt combineren. Zo kun je bijvoorbeeld zien welke apparaten de meeste problemen veroorzaken, of hoe veranderingen in je systemen invloed hebben op het aantal meldingen.

Je kunt Topdesk-dataook koppelen aan andere bronnen. Denk aan gegevens uit monitoring tools of klanttevredenheidsonderzoeken. Zo kun je bijvoorbeeld zien of snellere oplostijden ook echt leiden tot blijere gebruikers.

Door al deze gegevens samen te brengen, krijg je een veel beter beeld van hoe je IT-afdeling presteert. Dat helpt je om betere beslissingen te nemen en je service te verbeteren.

Hoe haal je gegevens uit Topdesk?

Topdesk maakt het gelukkig niet zo moeilijk om bij je gegevens te komen. Er zijn verschillende manieren:

• API: Een technische manier om gegevens direct op te halen, handig voor koppelingen met andere systemen.
• Rapportagemodule: Hiermee maak je rapporten binnen Topdesk zelf.
• Exporteren: Je kunt gegevens ook gewoon downloaden om ze ergens anders te gebruiken.
• Query Builder: Een tool waarmee je precies kunt aangeven welke gegevens je wilt hebben.

Topdesk heeft ook goede handleidingen en uitleg beschikbaar:

• API-documentatie: Uitleg over hoe de API werkt, met voorbeelden.
• Uitleg over gegevensstructuur: Zodat je begrijpt hoe alles in elkaar zit.
• Informatie over velden: Welke gegevens zijn beschikbaar en wat betekenen ze?
• Filteren: Tips om precies die gegevens te vinden die je nodig hebt.

Met deze tools en informatie kun je:

• Je gegevens goed bekijken voordat je ze ergens anders gaat gebruiken.
• Ingewikkelde vragen stellen aan je data, gewoon binnen Topdesk.
• De juiste gegevens vinden voor je analyses en rapporten.
• Beter begrijpen hoe je data in elkaar zit, wat handig is als je ermee aan de slag gaat in BI-tools.

De Topdesk API: Je brug naar moderne dataplatforms

De API van Topdesk is eigenlijk een soort brug tussen je Topdesk-gegevens en moderne dataplatforms zoals Microsoft Fabric. Het werkt zo:

• Veilig inloggen: De API gebruikt een veilige manier van inloggen (OAuth 2.0).
• Gegevens opvragen: Je kunt precies aangeven welke gegevens je nodig hebt.
• JSON-formaat: De gegevens komen in een formaat dat goed werkt met moderne tools.
• Real-time mogelijk: Je kunt bijna direct bij de meest recente gegevens.
• Geschikt voor grote hoeveelheden: Ook als je veel gegevens hebt, werkt het prima.
• Goede foutafhandeling: Als er iets misgaat, krijg je duidelijke meldingen.

Met de API kun je een systeem opzetten dat regelmatig gegevens ophaalt uit Topdesk en deze in je dataplatform zet. Je kunt zelf kiezen hoe vaak dit gebeurt: elk uur, elke dag of elke week bijvoorbeeld.

Van ruwe gegevens naar bruikbare inzichten

Nadat je de data uit Topdesk hebt gehaald, komen ze terecht in je dataplatform. Hier gebeurt iets belangrijks: je maakt een datamodel. Dit betekent dat je verbanden legt tussen verschillende tabellen, nieuwe berekeningen toevoegt en belangrijke meetpunten definieert. Dit model is de basis voor al je analyses en dashboards.

Visualiseren en analyseren met BI-tools

Nu je data netjes geordend zijn, kun je er mooie dingen mee doen in BI-tools zoals Microsoft Power BI. Deze tools helpen je om van droge cijfers interessante plaatjes en interactieve dashboards te maken.

Je kunt hiermee bijvoorbeeld gemakkelijk zien hoe je servicedesk presteert, waar de meeste problemen voorkomen, of hoe tevreden je gebruikers zijn. En het mooie is: je kunt doorklikken op deze dashboards om meer details te zien en antwoorden te vinden op specifieke vragen.

Waarom is dit allemaal zo handig?

Door Topdesk te koppelen aan dataplatforms en BI-tools, krijg je een aantal grote voordelen:

1. Je bespaart tijd: Veel dingen kunnen automatisch, zoals het maken van rapporten.
2. Je krijgt betere inzichten: Je ziet verbanden die je anders misschien zou missen.
3. Je kunt sneller beslissen: Omdat je direct bij de juiste informatie kunt.
4. Het groeit met je mee: Als je organisatie verandert, pas je gewoon je dashboards aan.

Tips om het meeste uit je data te halen

Om echt het meeste uit deze combinatie van Topdesk, dataplatforms en BI-tools te halen, hier wat tips:

• Zorg dat je gegevens betrouwbaar zijn. Kijk regelmatig of alles klopt.
• Maak je queries en datamodellen niet te ingewikkeld. Simpel werkt vaak het beste.
• Zorg dat je team weet hoe ze met de tools moeten werken. Training is belangrijk.
• Houd je systemen up-to-date voor de nieuwste functies en betere beveiliging.

Tot slot

Door Topdesk te koppelen aan moderne dataplatforms en BI-tools zoals Power BI, open je een wereld aan mogelijkheden. Je kunt veel beter zien hoe je IT-afdeling presteert en waar je kunt verbeteren.

Deze aanpak helpt je om slimmere beslissingen te nemen, efficiënter te werken en een voorsprong te houden in de steeds veranderende IT-wereld. Bij Mount Data vinden we het geweldig om bedrijven hiermee te helpen.

Dus, begin vandaag nog met het beter benutten van je Topdesk-gegevens. Koppel ze aan moderne dataplatforms en BI-tools, en ontdek nieuwe manieren om je IT-service te verbeteren!

‍