Data Ownership: Is het een Finance of IT feestje?

Wie is er eigenlijk verantwoordelijk voor data binnen je organisatie? Is het de financieel directeur, die precies weet welke cijfers belangrijk zijn? Of het hoofd IT, met alle technische kennis? Of moet je het misschien heel anders aanpakken? In deze blog kijken we naar een vraag waar veel bedrijven mee worstelen.

Hoe het vroeger ging: Finance en IT apart

Vroeger was de taakverdeling duidelijk. Elke afdeling had zijn eigen rol:

Wat Finance deed

Het finance team zorgde voor:

• De financiële rapportages, zoals winst- en verliesrekeningen
• Het verdelen van budgetten over afdelingen
• Het bekijken of nieuwe projecten uit konden
• Het bijhouden van alle geldzaken

Wat IT deed

De IT-afdeling was verantwoordelijk voor:

• Het draaiend houden van computers en netwerken
• Het installeren van nieuwe software
• Het opslaan en beschikbaar maken van data
• Het beveiligen van alle systemen

Deze verdeling werkte prima in een tijd waarin bedrijven vooral periodieke rapportages maakten en de hoeveelheid data beperkt was. Finance keek naar de cijfers, IT zorgde dat alle systemen werkten.

Waarom dat nu niet meer werkt

De wereld is veranderd. Bedrijven hebben nu veel meer data uit allerlei bronnen:

• Verkoopgegevens uit de webshop
• Feedback van klanten via de klantenservice
• Informatie over productieprocessen
• Berichten op sociale media

Al deze data bevat waardevolle inzichten die veel verder gaan dan alleen financiële cijfers. Daarom moeten we anders gaan werken. Data is niet langer een bijproduct van je bedrijfsprocessen, maar een waardevol bezit dat je actief moet beheren. Dit betekent dat Finance en IT op een nieuwe manier moeten samenwerken.

Wat Finance zegt: "Wij snappen de cijfers"

Het finance team heeft goede redenen waarom zij de data willen beheren:

1. Ze kennen de KPI's: Finance weet precies welke cijfers belangrijk zijn voor het bedrijf. Ze begrijpen niet alleen de getallen, maar ook wat ze betekenen voor de bedrijfsprestaties.
2. Ze zijn eindverantwoordelijk: De financieel directeur moet de cijfers kunnen uitleggen aan bijvoorbeeld aandeelhouders. Daarom willen ze grip hebben op alle data, van verzameling tot rapportage.
3. Ze moeten snel kunnen schakelen: Als er nieuwe rapportages nodig zijn of de markt verandert, moet Finance snel kunnen reageren met nieuwe analyses.
4. Ze zien het grote plaatje: Finance begrijpt hoe verschillende delen van het bedrijf samenhangen en kan data in de juiste context plaatsen.

Een voorbeeld uit de praktijk: Een financieel directeur vertelt: "Voor ons is data essentieel bij elke beslissing. We koppelen financiële prestaties aan klanttevredenheid en markttrends. Zo zien we precies hoe het bedrijf ervoor staat en waar we naartoe gaan."

Wat IT zegt: "Wij hebben de technische kennis"

Het IT-team heeft ook sterke argumenten waarom zij de regie over data zouden moeten hebben:

1. Technische expertise: IT weet hoe je data betrouwbaar verzamelt en beheert. Ze kunnen complexe systemen bouwen en beheren die data uit verschillende bronnen samenbrengen.
2. Alles op dezelfde manier: Als IT het databeheer centraliseert, werkt iedereen op dezelfde manier. Dit voorkomt dat afdelingen eigen systemen opzetten en data op verschillende plekken bewaren. Ook zorgt het ervoor dat iedereen dezelfde definities gebruikt.
3. Veiligheid voorop: In een tijd waarin databeveiligingsrisico's toenemen, is de kennis van IT over cybersecurity onmisbaar.
4. Klaar voor groei: IT kan systemen bouwen die meegroeien met het bedrijf. Ze zorgen dat:

• Je steeds meer data kunt verwerken
• Cloud-oplossingen goed werken
• Alle afdelingen bij hun data kunnen
• Analyses snel worden uitgevoerd

Een IT-manager van een webshop legt uit: "Wij maken het mogelijk dat iedereen in het bedrijf veilig en efficiënt met data kan werken. We bouwen niet alleen de systemen, maar zorgen ook dat elke afdeling er optimaal gebruik van kan maken."

De praktijk: Samen werken aan data

De waarheid is dat je beide kanten nodig hebt voor goed databeheer. We zien in de praktijk dat de grenzen tussen Finance en IT vervagen:

• Finance-teams nemen data-analisten aan
• IT-teams werken nauwer samen met de business
• Er ontstaan nieuwe functies zoals Data Manager, die beide werelden verbindt
• Vooral in middelgrote bedrijven zie je dat afdelingen steeds meer samenwerken

Hoe pak je het aan?

Er zijn verschillende manieren om data-ownership te organiseren. Welke het beste werkt, hangt af van je organisatie:

1. Een gezamenlijk team

Zet een team op met mensen van Finance en IT samen. Dit team:

• Rapporteert aan beide afdelingen
• Combineert verschillende expertises
• Kan snel inspelen op nieuwe vragen
• Spreekt beide 'talen'

Dit werkt goed omdat je expertise bundelt zonder grote veranderingen in de organisatie. Wel moet je duidelijke afspraken maken over prioriteiten.

2. Data als gezamenlijke taak

Verdeel de taken duidelijk tussen Finance en IT:

• Finance bepaalt welke inzichten nodig zijn
• IT zorgt voor de technische uitvoering
• Regelmatig overleg houdt iedereen op één lijn
• Beide afdelingen zijn verantwoordelijk voor het resultaat

Deze aanpak gebruikt bestaande structuren optimaal, maar vraagt wel om goede communicatie.

3. Externe hulp inschakelen

Werk samen met een gespecialiseerd databedrijf. Dit geeft je:

• Toegang tot expertise wanneer je die nodig hebt
• Geen vaste kosten voor specialisten
• Frisse blik van buitenaf
• Snelle start met bewezen aanpak

De uitdaging hierbij is wel om de kennis ook binnen je eigen organisatie op te bouwen.

4. Een eigen data-afdeling

Start een centrale data-afdeling die:

• Alle andere afdelingen ondersteunt
• Als intern adviesbureau werkt
• Expertise bundelt op één plek
• Standaarden bepaalt voor het hele bedrijf

Dit vraagt wel om een flinke investering in mensen en middelen.

‍

Wat heb je nodig voor succes?

Of je nu kiest voor een gezamenlijk team, externe hulp of een eigen data-afdeling, deze ingrediënten zijn altijd belangrijk:

Duidelijke afspraken

Leg vast wie waarover beslist en wie waarvoor verantwoordelijk is. Kijk regelmatig of deze afspraken nog werken en pas ze aan als dat nodig is.

Dezelfde visie

Zorg dat Finance en IT hetzelfde denken over het belang van data. Bepaal samen wat je wilt bereiken en hoe je succes meet.

Samenwerken als norm

Breek de muren tussen afdelingen af. Stimuleer dat mensen uit verschillende teams samen aan projecten werken. Zorg dat kennis wordt gedeeld.

Blijven leren

Investeer in training voor zowel Finance- als IT-medewerkers. Moedig mensen aan om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en certificeringen te halen.

Flexibel blijven

Wees bereid om je aanpak aan te passen als dat nodig is. Evalueer regelmatig wat goed werkt en wat beter kan.

Meetbare doelen

Stel duidelijke doelen voor je data-projecten. Maak deze doelen concreet en meetbaar. Controleer regelmatig of je op de goede weg bent.

Tot slot: Een feestje voor iedereen

De vraag of data bij Finance of IT hoort, is eigenlijk niet de juiste vraag. In een data-gedreven organisatie is data van iedereen. Het echte succes komt als Finance en IT samenwerken om het maximale uit data te halen.

Je hoeft niet te kiezen tussen Finance of IT. Het gaat erom dat je een praktische samenwerking opzet waarbij beide afdelingen hun sterke punten kunnen inzetten. Dat is waar het echte feestje begint.

Bij Mount Data helpen we organisaties om deze samenwerking vorm te geven. We gebruiken onze ervaring met zowel Finance als IT om bruggen te bouwen en data echt waardevol te maken voor je bedrijf.

Wil je weten hoe je data-ownership in jouw organisatie het beste kunt aanpakken? Neem contact met ons op voor een gesprek over de mogelijkheden.

‍

‍