De kunst van effectieve budgettering en dynamisch forecasten: Gestroomlijnde processen én de juiste technologie (Power BI & Power Apps)

Het opstellen van budgetten en het maken van accurate forecasts is essentieel voor het meten van succes. Toch zien we vaak dat organisaties worstelen met deze processen, vooral als het gaat om de integratie met moderne data-infrastructuren. In deze blog duiken we dieper in de wereld van effectieve budgettering en verkennen we de voordelen van dynamisch forecasten.

Het belang van de juiste budgetteringsmethode

Budgettering is meer dan alleen het invullen van spreadsheets. Het is een cruciaal onderdeel van financiële planning dat, wanneer correct uitgevoerd, de basis legt voor geïnformeerde besluitvorming en strategische groei. Helaas wordt er bij het opstellen van budgetten soms weinig rekening gehouden met data-integratie, wat kan leiden tot inefficiënties en fouten.

Veelvoorkomende uitdagingen

1. Geïsoleerde Excel-bestanden: Budgetten worden vaak opgesteld in Excel en vervolgens door de hele organisatie verspreid. Dit leidt tot versiebeheerproblemen en maakt het moeilijk om een consistent overzicht te behouden.

Een multinational gebruikt verschillende Excel-bestanden voor elk departement en elke regio. Wanneer het tijd is om een globaal overzicht te maken, besteedt het financiële team weken aan het handmatig consolideren en controleren van gegevens uit honderden bestanden.

2. Moeizame data-integratie: Wanneer budgetgegevens moeten worden ingelezen in data warehouses of lakehouses, ontstaan er vaak compatibiliteitsproblemen. Dit kan leiden tot tijdrovende handmatige aanpassingen en een verhoogde kans op fouten.

Een middelgroot bedrijf probeert zijn budgetgegevens te importeren in zijn nieuwe data warehouse. Ze ontdekken dat de datumnotaties in hun Excel-budgetten niet overeenkomen met het formaat dat het data warehouse verwacht, waardoor ze handmatig duizenden datumvelden moeten aanpassen.

3. Gebrek aan flexibiliteit: Traditionele budgetteringsmethoden zijn vaak statisch en moeilijk aan te passen aan veranderende omstandigheden.

Een retailbedrijf stelt zijn jaarbudget op in januari. In maart breekt er een pandemie uit die de verkoopcijfers drastisch beïnvloedt. Het bedrijf worstelt om zijn budgetten snel aan te passen omdat het proces handmatig en tijdrovend is.

Een data-gedreven aanpak

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, is het essentieel om budgettering te benaderen vanuit een data-gedreven perspectief. Hier zijn enkele best practices:

1. Gestandaardiseerde formaten: Ontwikkel een uniform format voor budgetinvoer dat gemakkelijk kan worden geïntegreerd met je data warehouse of lakehouse.
2. Centralisatie: Maak gebruik van centrale budgetteringstools die real-time samenwerking mogelijk maken en automatisch synchroniseren met je data-infrastructuur.
3. Metadata-beheer: Zorg voor duidelijke en consistente metadata bij alle budgetposten. Dit vergemakkelijkt de analyse en integratie in BI-systemen.
4. Automatisering: Implementeer geautomatiseerde processen voor het verzamelen, valideren en laden van budgetgegevens in je data-omgeving.

Door deze principes toe te passen, creëer je niet alleen een efficiënter budgetteringsproces, maar leg je ook de basis voor geavanceerde analyses en forecasting.

Dynamisch forecasten: De toekomst van financiële planning

Waar traditionele forecasting vaak resulteert in een opeenvolging van statische Excel-bestanden (SalesForecastV1.xlsx, SalesForecastV2.xlsx, ..., SalesForecastV76.xlsx), biedt dynamisch forecasten een flexibele en interactieve benadering.

De kracht van Power BI en PowerApps

Door Microsoft Power BI en PowerApps te combineren, kun je een krachtige, dynamische forecasting-omgeving creëren. Hier zijn de belangrijkste voordelen:

1. Interactieve aanpassingen: Gebruikers kunnen direct binnen Power BI-rapporten forecasts aanpassen, zonder de noodzaak om externe bestanden te bewerken.

Een sales manager kan in een Power BI-dashboard direct de verwachte groeipercentages voor verschillende productlijnen aanpassen. Het systeem berekent onmiddellijk de impact op de totale omzetprognose en bijbehorende grafieken.

2. Real-time scenario-analyse: Verken verschillende scenario's door variabelen aan te passen en zie onmiddellijk de impact op je prognoses.

Een CFO kan verschillende economische scenario's doorrekenen door parameters zoals inflatie, wisselkoersen en grondstofprijzen aan te passen. Power BI visualiseert direct de effecten op de winstgevendheid voor elk scenario.

3. Naadloze integratie: Door PowerApps in Power BI te integreren, creëer je een uniforme omgeving voor zowel analyse als data-invoer.

Een marketingteam gebruikt een in Power BI geïntegreerde PowerApp om campagnebudgetten en verwachte ROI in te voeren. Deze gegevens worden direct verwerkt in de forecastmodellen en dashboards.

4. Verbeterde samenwerking: Teamleden kunnen gezamenlijk aan forecasts werken, met directe zichtbaarheid van elkaars aanpassingen.

Tijdens een strategische planningssessie passen verschillende afdelingshoofden hun prognoses aan in een gedeeld Power BI-rapport. Iedereen ziet realtime hoe individuele aanpassingen het totaalbeeld beïnvloeden, wat leidt tot meer geïnformeerde discussies en besluitvorming.

‍

Implementatie van dynamisch forecasten

Om dynamisch forecasten te implementeren met Power BI en PowerApps, volg je deze stappen:

1. Ontwerp je datamodel: Creëer een flexibel datamodel dat ruimte biedt voor verschillende scenario's en variabelen.
2. Ontwikkel PowerApps-formulieren: Maak intuïtieve formulieren in PowerApps voor het invoeren en aanpassen van forecastgegevens.
3. Integreer PowerApps in Power BI: Embed de PowerApps-formulieren direct in je Power BI-rapporten voor een naadloze gebruikerservaring.
4. Implementeer berekeningslogica: Gebruik DAX in Power BI om geavanceerde berekeningen en what-if analyses mogelijk te maken.
5. Creëer dynamische visualisaties: Ontwikkel interactieve dashboards die realtime updaten op basis van gebruikersinput.

Praktijkvoorbeeld: Een middelgrote retailketen implementeerde dit systeem voor hun jaarlijkse budgettering en forecasting. Ze creëerden een Power BI-dashboard met geïntegreerde PowerApps-formulieren voor het invoeren van verwachte verkoopcijfers per productcategorie en locatie. Hun datamodel bevatte historische verkoopgegevens, seizoenspatronen, en economische indicatoren. Met behulp van de juiste formules werden automatisch voorspellingen gegenereerd op basis van de ingevoerde gegevens en historische trends.

Managers konden eenvoudig verschillende scenario's verkennen, zoals het effect van een nieuwe productlancering of een economische recessie, door parameters in de PowerApp aan te passen. Het systeem genereerde onmiddellijk bijgewerkte prognoses en visualisaties. Dit resulteerde in een veel nauwkeuriger en flexibeler forecastingproces, waarbij de tijd voor het maken van de jaarlijkse forecast werd teruggebracht van weken naar dagen.

Door deze aanpak te volgen, transformeer je je statische forecasts in een dynamisch, data-gedreven proces dat meebeweegt met de realiteit van je bedrijf.

Conclusie

Effectieve budgettering en dynamisch forecasten zijn geen luxe, maar een noodzaak in het moderne bedrijfsleven. Door een data-gedreven aanpak te combineren met krachtige tools zoals Power BI en PowerApps, kun je je financiële planning naar een hoger niveau tillen. Dit resulteert niet alleen in nauwkeurigere prognoses, maar ook in een flexibelere en meer responsieve organisatie die klaar is voor de uitdagingen van morgen.

Wil je meer weten over hoe je deze concepten kunt toepassen binnen je organisatie? Neem dan contact met ons op. Samen kunnen we je budgettering en forecasting transformeren tot een strategisch voordeel!

‍