Maximale waarde uit je Exact Online data halen met Microsoft Fabric en Power BI: De complete gids

Data maakt het verschil tussen vooroplopen of achterblijven. Bedrijven die hun data goed kunnen analyseren en gebruiken, creëren een voorsprong op hun concurrenten. Bij Mount Data zien we dagelijks hoe organisaties tegen issues aanlopen met het halen van waardevolle inzichten uit hun Exact Online data. In deze uitgebreide gids laten we zien hoe je Exact Online kunt combineren met moderne dataplatforms zoals Microsoft Fabric en handige visualisatietools zoals Power BI om het maximale uit je data te halen.

De kracht van Exact Online als databron

Exact Online is veel meer dan alleen een boekhoudpakket. Net als andere moderne systemen zoals AFAS of Business Central, werkt het als een centrale verzamelplaats voor belangrijke bedrijfsdata. Het systeem houdt ontzettend veel bij over je dagelijkse activiteiten, van facturen tot klantencontacten.

1. Financiële administratie

In de financiële administratie bewaart Exact Online:

• De complete boekhouding met alle in- en uitgaande geldstromen
• Alles over je klanten die nog moeten betalen (debiteuren)
• Details van leveranciers die je moet betalen (crediteuren)
• BTW-administratie die je helpt bij je aangiftes
• Directe koppelingen met je bankrekeningen voor actueel inzicht
• Een slimme verdeling van kosten over verschillende bedrijfsonderdelen

2. Verkoop en inkoop

Als het gaat om verkoop en inkoop, zie je in één oogopslag:

• Wie er bij jou koopt en hoeveel
• Bij wie jij inkoopt en tegen welke prijzen
• Hoe je verkoopproces loopt, van eerste contact tot factuur
• Welke producten je op voorraad hebt en welke je moet bijbestellen
• Speciale prijsafspraken met klanten en kortingen die je geeft

3. Projecten en uren

Voor iedereen die met projecten werkt, biedt Exact Online:

• Een compleet overzicht van alle projecten en hun status
• Exacte urenregistratie: wie werkt wanneer waaraan
• Duidelijk inzicht in projectbudgetten en wat er al is gebruikt
• Slimme manieren om projecten te factureren
• Handige planning voor je team en materialen

4. Klanten en relaties

In het CRM-deel vind je:

• Alle belangrijke informatie over je klanten op één plek
• De geschiedenis van elk contact met je klanten
• Inzicht in hoe snel klanten betalen
• Informatie over hoe goed leveranciers presteren
• Een compleet beeld van je marketing- en verkoopactiviteiten

Hoe haal je data uit Exact Online?

Om al deze waardevolle data te kunnen gebruiken in andere systemen, heeft Exact Online een speciale API. Denk aan deze API als een slim systeem dat ervoor zorgt dat andere programma's veilig bij je Exact Online data kunnen. Net zoals we zien bij andere moderne systemen, vormt deze API de brug tussen Exact Online en moderne dataplatforms.

De API in de praktijk

Veilig en betrouwbaar

De API zorgt ervoor dat:

• Alleen de juiste mensen bij de juiste data kunnen
• Je data veilig blijft tijdens het transport
• Elk bedrijfsonderdeel alleen zijn eigen data ziet
• Het systeem niet overbelast raakt

Slim ophalen van data

De API is zo gemaakt dat je:

• Altijd de meest recente informatie hebt
• Alleen nieuwe of veranderde data ophaalt
• Precies kunt aangeven welke data je nodig hebt
• Grote hoeveelheden data soepel kunt verwerken

Microsoft Fabric: Je moderne datapakhuis

Als je de data uit Exact Online hebt gehaald, komt Microsoft Fabric in beeld. Dit moderne platform helpt je om van ruwe data naar waardevolle inzichten te komen. Het is als een slim magazijn waar al je bedrijfsdata netjes wordt opgeslagen en klaargemaakt voor gebruik.

Wat gebeurt er met je data?

1. Data netjes ordenen

In de eerste stap zorgen we ervoor dat alle data op precies de juiste plek terechtkomt. Dit is meer dan alleen maar opslaan - we maken slimme verbindingen tussen verschillende soorten data zodat alles met elkaar samenhangt. Bijvoorbeeld: we koppelen verkoopdata aan klantinformatie, zodat je direct kunt zien wie wat koopt. We ordenen alles zo dat het snel te vinden is wanneer je het nodig hebt, en zorgen dat de data helemaal klaar is voor verdere analyse.

2. Extra waarde toevoegen

Als alle data netjes op zijn plek staat, maken we het nog waardevoller. We voegen slimme berekeningen toe die je helpen beter inzicht te krijgen in je bedrijf. Denk aan het automatisch berekenen van marges of het bijhouden van trends. We zorgen er ook voor dat iedereen in het bedrijf dezelfde cijfers ziet en gebruikt, zodat er geen verwarring ontstaat. Door deze extra laag van intelligentie wordt het zelfs mogelijk om voorspellingen te doen over toekomstige ontwikkelingen.

3. Kwaliteit bewaken

Kwaliteit staat voorop bij het werken met data. We hebben daarom een systeem opgezet dat constant controleert of alle data klopt en betrouwbaar is. We zorgen ervoor dat de data schoon en consistent blijft, en dat alle bedrijfsregels worden gevolgd. Je kunt altijd zien waar data vandaan komt en hoe deze is verwerkt. Dit geeft je de zekerheid dat je beslissingen kunt nemen op basis van correcte informatie.

Power BI: Van data naar inzicht

De laatste stap is het zichtbaar maken van al je data met Power BI of andere moderne tools. Dit stelt je in staat om krachtige rapporten en analyses te maken die echt iets vertellen over je bedrijf.

1. Financiële dashboards

Je ziet in één oogopslag:

• Hoe je winst zich ontwikkelt
• Welke kosten je maakt
• Hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat
• Welke klanten op tijd betalen
• Hoe je het doet ten opzichte van je budget

2. Verkoop en inkoop in beeld

Duidelijke overzichten van:

• Je verkoopcijfers per klant, product of regio
• Je winstmarges en hoe deze zich ontwikkelen
• Je voorraadsituatie
• Hoe je leveranciers presteren
• Je verkoopkansen en hoe vaak je deals sluit

3. Projecten en uren visualiseren

Heldere inzichten in:

• Hoe winstgevend je projecten zijn
• Waar je team hun tijd aan besteedt
• Of je binnen budget blijft
• Welke projecten extra aandacht nodig hebben
• Hoe je je mensen het beste kunt inzetten

Tips voor een succesvolle start

1. Goed voorbereid beginnen

Een succesvol dataproject begint met een gedegen voorbereiding. Het is belangrijk om eerst helder te krijgen wat je precies wilt weten uit je data. Samen met de belangrijkste mensen in je organisatie bepaal je welke inzichten echt waardevol zijn voor je bedrijf. We kijken ook naar welke data je al hebt en hoe we die kunnen gebruiken. Door vanaf het begin de juiste mensen te betrekken, zorg je ervoor dat het eindresultaat echt gebruikt gaat worden. We maken samen een realistische planning die rekening houdt met de dagelijkse werkzaamheden van je team.

2. Stap voor stap te werk gaan

Rome is niet in één dag gebouwd, en dat geldt ook voor een goed werkend datasysteem. We beginnen daarom met een kleine test om te zien of alles werkt zoals bedoeld. Dit geeft ons de kans om eventuele problemen vroeg te ontdekken en op te lossen. We controleren voortdurend of alle systemen soepel blijven draaien en of de data-uitwisseling probleemloos verloopt. Voordat we het systeem volledig in gebruik nemen, testen we grondig of alles werkt zoals het moet. Deze voorzichtige aanpak voorkomt verrassingen en zorgt voor een solide fundament.

3. Je team meenemen

Het succes van een dataproject hangt grotendeels af van de mensen die ermee gaan werken. Daarom besteden we veel aandacht aan het trainen en begeleiden van je team. We zorgen voor duidelijke uitleg en handleidingen die passen bij verschillende niveaus van technische kennis. Je medewerkers krijgen de tijd om te wennen aan de nieuwe manier van werken, en we zijn er om vragen te beantwoorden en extra uitleg te geven waar nodig. Door regelmatig te kijken hoe het systeem wordt gebruikt, kunnen we bijsturen waar nodig en ervoor zorgen dat iedereen er optimaal van profiteert.

Wat levert het op?

Deze moderne aanpak biedt veel voordelen voor je organisatie. Laten we eens kijken naar de belangrijkste verbeteringen die je kunt verwachten:

1. Je werkt efficiënter

• Rapporten maken gaat automatisch
• Je hoeft minder handmatig werk te doen
• Je kunt sneller beslissingen nemen
• Je data is betrouwbaarder

2. Je bent strategisch sterker

• Je ziet beter hoe je bedrijf ervoor staat
• Je beslissingen zijn gebaseerd op feiten
• Je kunt voorspellen wat er gaat gebeuren
• Je hebt een voorsprong op concurrenten

3. Het helpt je financieel

• Je bespaart kosten door slimmer te werken
• Je houdt je geld beter in de gaten
• Je voorraad is optimaal
• Je winstgevendheid gaat omhoog

De toekomst met data

Door Exact Online, Microsoft Fabric en Power BI slim te combineren, maak je je bedrijf klaar voor de toekomst waarin data steeds belangrijker wordt. Deze combinatie helpt je om:

1. Direct te zien hoe je bedrijf ervoor staat
2. Op tijd bij te sturen als dat nodig is
3. Betere beslissingen te nemen op basis van feiten
4. Voor te blijven op je concurrenten door slim gebruik van data

Hoe pak je dit aan?

Er zijn verschillende manieren om te beginnen met het slimmer gebruiken van je Exact Online data. Je kunt:

1. Klein beginnen met één specifiek onderdeel van je bedrijf
2. Meteen een complete oplossing voor je hele organisatie opzetten
3. Stap voor stap toewerken naar een volledig geïntegreerd systeem

De beste aanpak hangt af van je situatie, wensen en mogelijkheden. Wij denken graag met je mee over wat voor jouw organisatie het beste werkt.

Conclusie

Bij Mount Data zien we dat bedrijven die hun Exact Online data slim gebruiken en analyseren, veel betere resultaten halen. Door Exact Online te koppelen aan Microsoft Fabric en Power BI, krijg je alle tools in handen om je bedrijf slimmer te maken met data.

Het opzetten van zo'n koppeling vraagt om kennis en een goede aanpak, maar het levert enorm veel op. Of je nu een klein bedrijf bent dat slimmer wil werken met data, of een grote organisatie die op zoek is naar een complete data-oplossing die kan meegroeien, wij denken graag met je mee.

Wil je weten hoe je meer uit je Exact Online data kunt halen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over wat er mogelijk is voor jouw organisatie. Samen kijken we hoe we jouw bedrijfsdata kunnen omzetten in waardevolle inzichten die je helpen betere beslissingen te nemen en je bedrijf te laten groeien.

‍