Van handmatige financiële rapportages naar automatische inzichten met Microsoft Power BI & Fabric
Maarten Gerritsen
October 29, 2024
Bij een van onze klanten kostte het maken van de kwartaalrapportage elke keer vijf werkdagen. Meerdere Excel-sheets moesten worden bijgewerkt met data uit Business Central, handmatige correcties moesten worden verwerkt en alle formules werden dubbel gecontroleerd. Na het implementeren van een geautomatiseerde oplossing met Microsoft Fabric en Power BI zijn de kwartaalcijfers nu altijd beschikbaar, inclusief uitgebreide analyses en inzichten.
Het handmatig maken van financiële rapportages kost niet alleen kostbare tijd, maar brengt ook aanzienlijke risico's met zich mee. Wanneer verschillende teamleden in dezelfde Excel-sheets werken, ontstaan er al snel meerdere versies van dezelfde rapportage. Tel daarbij op de kans op formulefouten en de tijd die verloren gaat aan controles, en je begrijpt waarom steeds meer organisaties kiezen voor automatisering.
De basis van elke financiële rapportage begint bij de balans en winst- en verliesrekening. Met een geautomatiseerde oplossing worden deze overzichten continu bijgewerkt. Zodra er een nieuwe boeking wordt gemaakt, zie je dit direct terug in je rapportages. Je kunt direct inzoomen op afwijkende posten en vergelijkingen maken met vorige periodes of je budget. Het grootste voordeel zit in de tijd die je bespaart op controles - het systeem zorgt ervoor dat alle cijfers kloppen met je brondata.
Een van de grootste uitdagingen voor veel bedrijven is het voorspellen van toekomstige kasstromen. Door historische data te combineren met openstaande posten en geplande uitgaven, kun je veel betere voorspellingen maken. Het systeem houdt rekening met seizoenspatronen en kan verschillende scenario's doorrekenen. Dit geeft je finance team de mogelijkheid om proactief te handelen bij dreigende tekorten.
Een praktisch voorbeeld: het systeem kan automatisch signaleren wanneer de combinatie van verwachte betalingen en uitgaven onder een bepaald niveau komt. Dit geeft je tijd om tijdig maatregelen te nemen, zoals het aanspreken van een kredietlijn of het versnellen van debiteurenbeheer.
Door ratio's automatisch te laten berekenen, krijg je continu inzicht in de gezondheid van je organisatie. Of het nu gaat om je solvabiliteit, liquiditeit of winstgevendheid - je ziet direct hoe je ervoor staat. Door deze te vergelijken met branchegemiddelden weet je ook meteen hoe je presteert ten opzichte van de concurrentie. Het systeem kan je waarschuwen zodra belangrijke ratio's onder vooraf ingestelde grenswaarden komen.
-Enhanced-NR.jpeg)
Microsoft Fabric biedt met Data Activator een bijzonder waardevolle functie voor finance teams. Deze tool werkt als een automatische controleur die 24 uur per dag je financiële data in de gaten houdt. Je kunt bijvoorbeeld automatische waarschuwingen instellen voor:
De eerste en belangrijkste uitdaging bij het automatiseren van financiële rapportages is de kwaliteit van je brondata. Als de invoer niet klopt, zullen ook de rapportages niet kloppen. Dit betekent dat je eerst moet investeren in het opschonen van je data en het opstellen van duidelijke invoerrichtlijnen. Het is belangrijk om te zorgen voor eenduidige definities die in de hele organisatie worden gebruikt.
De overstap naar geautomatiseerde rapportages vraagt om een andere manier van werken. Medewerkers die gewend zijn aan hun eigen Excel-sheets moeten wennen aan nieuwe systemen en processen. Training en begeleiding zijn essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen de nieuwe werkwijze omarmt. Het is belangrijk om de voordelen duidelijk te maken en mensen te laten zien hoeveel tijd ze kunnen besparen.
Het opzetten van een goede technische basis vraagt om expertise. Je moet verschillende systemen aan elkaar koppelen, zorgen voor betrouwbare datastromen en de juiste beveiligingsniveaus inrichten. Dit is waar de combinatie van finance en IT-kennis cruciaal wordt, zoals we ook beschrijven in onze blog over data ownership.
Het overwinnen van deze uitdagingen levert significante voordelen op. We zien bij onze klanten vaak de volgende resultaten:
De snelheid en betrouwbaarheid van geautomatiseerde rapportages zorgt voor betere besluitvorming. Waar voorheen besluiten werden genomen op basis van verouderde cijfers, heb je nu realtime inzicht in je financiële situatie. Dit helpt je om sneller bij te sturen waar nodig en kansen te grijpen als ze zich voordoen.
Door automatisering elimineer je menselijke fouten in berekeningen en dataverwerking. Het systeem controleert automatisch op afwijkingen en zorgt ervoor dat alle cijfers consistent zijn tussen verschillende rapportages. Dit geeft niet alleen meer vertrouwen in de cijfers, maar bespaart ook veel tijd die anders zou worden besteed aan controles en reconciliaties.
Om succesvol te starten met het automatiseren van je financiële rapportages, raden we de volgende stappen aan:
Breng eerst in kaart:
Begin klein met één rapportage die:
De implementatie van Microsoft Fabric en Power BI vraagt om een gedegen voorbereiding. Dit betekent aandacht voor:
Je datastructuur moet logisch en schaalbaar zijn. Net zoals we beschrijven in onze blog over datawarehouses en lakes, is een goede architectuur essentieel voor succes. Zorg dat je definities helder zijn en dat iedereen in de organisatie dezelfde taal spreekt als het gaat om financiële begrippen.
De rol van finance professionals verandert door deze automatisering. Zoals we ook zien in de ontwikkeling van de data-gedreven CFO, verschuift de focus van het produceren van rapportages naar het analyseren en interpreteren van data. Dit biedt nieuwe kansen voor professionals die zich willen ontwikkelen.
Met geautomatiseerde basis-rapportages komt er tijd vrij voor:
Het automatiseren van financiële rapportages is meer dan alleen een technisch project. Het is een transformatie die je hele finance functie naar een hoger niveau tilt. Met de juiste aanpak en tools zoals Microsoft Fabric en Power BI kun je deze stap succesvol zetten.
Bij Mount Data zien we dagelijks hoe organisaties profiteren van geautomatiseerde rapportages. Wil je weten wat de mogelijkheden zijn voor jouw organisatie? Of ben je benieuwd naar de ervaringen van andere bedrijven in jouw branche? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
